バーチャルオフィスのメリット・デメリットを徹底解説！最適な選び方とは？

この記事は、基本的に以下のような方々に向けて書かれています。

• 起業を考えている人: 初期コストを抑えつつ、ビジネスをスタートしたい方。
  
  
• フリーランス: 自宅住所を公開せずに、プロフェッショナルなイメージを持ちたい方。
  
  
• 中小企業: コスト削減を図りながら、都心の一等地の住所を利用したい企業。

1. バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たずに、ビジネス住所や電話番号、郵便物の転送サービスなどを提供するサービスです。

特にスタートアップ企業やフリーランスに人気があります。

2. バーチャルオフィスの価格比較

以下の表は、主要なバーチャルオフィスサービスの価格と特徴を比較したものです。

バーチャルオフィスの比較表

サービス名	初期費用	月額料金	主なサービス	拠点
GMOオフィスサポート	無料	660円～	住所利用、郵便転送	東京、神奈川、名古屋、大阪、京都、神戸、福岡
DMMバーチャルオフィス	5,500円	660円～	住所利用、郵便転送、電話対応	渋谷、銀座、横浜、梅田、名古屋、福岡
レゾナンス	5,500円	990円～	住所利用、郵便転送、電話対応	浜松町、銀座、渋谷、青山、新宿、横浜
Karigo	5,500円～	3,300円～	住所利用、郵便転送、電話対応	全国62拠点
ワンストップビジネスセンター	10,780円	5,280円～	住所利用、郵便転送、会議室利用	東京、札幌、福岡

3. バーチャルオフィスのメリット

コスト削減

バーチャルオフィスを利用することで、物理的なオフィスを借りるよりも大幅にコストを削減できます。

具体的な数字やケーススタディを以下に示します。

オフィス賃貸料の削減

東京の一等地にオフィスを構える場合、月額賃料は平均で約30万円から50万円かかります。

一方、バーチャルオフィスの月額料金は数千円から数万円程度です。

例えば、月額5,000円のバーチャルオフィスを利用することで、年間で約60,000円（6万円）のコストになります。

これにより、年間で約360万円から600万円のコスト削減が可能です。

光熱費の削減

物理的なオフィスでは、電気代や水道代などの光熱費がかかりますが、バーチャルオフィスではこれらの費用が発生しません。

年間で数十万円の削減が見込まれます。

交通費の削減

リモートワークが可能になるため、社員の通勤交通費も削減できます。

例えば、月に1万円の交通費がかかる社員が10人いる場合、年間で120万円の削減が可能です。

一等地の住所利用

バーチャルオフィスを利用することで、都心の一等地の住所をビジネスに活用できます。

これにより、以下のようなメリットがあります。

顧客への印象

一等地の住所を利用することで、顧客に対して信頼性やプロフェッショナリズムをアピールできます。

例えば、銀座や六本木などの住所を利用することで、顧客からの信頼が向上し、ビジネスの成約率が上がることがあります。

ビジネスパートナーとの交渉

一等地の住所を持つことで、ビジネスパートナーとの交渉において有利になります。

例えば、投資家や取引先とのミーティングで、都心の一等地の住所を持つ企業としての信頼性が高まり、交渉がスムーズに進むことがあります。

具体的な事例

あるスタートアップ企業がバーチャルオフィスを利用して銀座の住所を取得した結果、顧客からの問い合わせが増加し、売上が20%向上したという事例があります。

また、投資家からの信頼も高まり、資金調達がスムーズに進んだという報告もあります。

このように、バーチャルオフィスの利用には具体的なコスト削減効果やビジネス上のメリットがあります。

これらの情報を参考にして、バーチャルオフィスの導入を検討してみてください。

4. バーチャルオフィスのデメリット

許認可の制限

バーチャルオフィスでは、特定の業種において許認可が取得できない場合があります。

具体的には以下のような業種が該当します。

金融業

銀行や証券会社などの金融機関は、実体のあるオフィスが必要です。

医療業

クリニックや薬局など、医療関連の業種も実際の施設が求められます。

人材派遣業

労働者派遣法に基づき、20平米以上の事業所が必要です。

古物商

公安委員会の許可が必要で、実体のある営業所が求められます。

士業

弁護士、税理士、司法書士などの士業も、独立した事務所が必要です。

これらの業種では、バーチャルオフィスの住所では許認可が下りないため、注意が必要です。

住所の重複によるリスク

バーチャルオフィスを利用する企業が多いため、同じ住所を複数の企業が共有することになります。

これが信頼性に与える影響として、以下の点が挙げられます。

顧客からの苦情

同じ住所を使用する他の企業の評判が悪い場合、自社の信頼性にも影響を与える可能性があります。

例えば、顧客が住所を調べた際に、他の企業と混同されるリスクがあります。

銀行からの融資拒否

銀行は、融資や口座開設の際に企業の住所を確認します。

同じ住所を複数の企業が使用している場合、信用評価が低くなることがあります。

実際に、バーチャルオフィスの住所を利用していた企業が、銀行から融資を拒否された事例もあります。

郵便物の遅延

バーチャルオフィスでは、郵便物の受け取りや転送に時間がかかることがあります。

遅延の原因と対策について以下にまとめます。

遅延の原因

受け取り時間の制限

バーチャルオフィスには常駐スタッフがいないことが多く、郵便物の受け取り時間が限られています。

転送プロセスの遅れ

郵便物がバーチャルオフィスに届いてから、実際に転送されるまでに時間がかかることがあります。

リスク

郵便物の紛失

転送中に郵便物が紛失するリスクがあります。

特に重要な書類が紛失すると、ビジネスに大きな影響を与える可能性があります。

機会損失

重要な書類が遅延することで、契約の締結やビジネスチャンスを逃すリスクがあります。

対策

定期的なチェック

バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスを定期的にチェックし、重要な郵便物が届いた際には迅速に対応する。

通知サービスの利用

郵便物が届いた際にメールやSMSで通知を受け取るサービスを利用することで、遅延を最小限に抑えることができます。

セキュリティ

バーチャルオフィスにおけるセキュリティ対策についても触れておきます。

以下のような対策が重要です。

データセキュリティ

暗号化

顧客情報や機密データは暗号化して保存し、送受信時にも暗号化プロトコルを使用する。

セキュリティソフトウェアの導入

ウイルス対策ソフトやファイアウォールを導入し、常に最新の状態に保つ。

アクセス制御

強力なパスワード管理

パスワードは定期的に変更し、強力なものを使用する。

二要素認証（2FA）

不正アクセスを防止するために、二要素認証を導入する。

物理的なセキュリティ

郵便物の安全な管理

郵便物や重要書類は、専用のロック付きボックスで保管し、受け取り時に本人確認を行う。

防犯カメラの設置

バーチャルオフィス内に防犯カメラを設置し、セキュリティを強化する。

5. バーチャルオフィスの選び方【女性限定バーチャルオフィスなど】

サービス比較のポイント

複数のバーチャルオフィスサービスを比較する際に注目すべきポイントを以下にまとめます。

1. コスト:
   • 初期費用と月額料金: 初期費用や月額料金がどの程度かかるかを確認します。
     特に、長期的なコストを考慮することが重要です。
     
   • 追加費用: 郵便物の転送や電話対応など、追加サービスにかかる費用も確認しましょう。
     
     
2. サービス内容:
   • 住所利用: 法人登記や名刺に使用できる住所が提供されるか確認します。
     
   • 郵便物転送: 郵便物の転送頻度や方法を確認します。
     週一回の転送や即時転送など、サービス内容が異なる場合があります。
     
   • 電話対応: 固定電話番号の提供や、電話対応サービスがあるか確認します。
     
   • 会議室利用: 会議室やワークスペースの利用が可能かどうかも重要です。
     
     
3. 立地:
   • 住所の信頼性: 都心の一等地の住所を利用することで、ビジネスの信頼性が向上します。
     自社のイメージに合ったエリアを選びましょう。
     
   • アクセスの利便性: 自宅や主要な取引先からのアクセスが良い場所を選ぶと、利便性が高まります。
     
     
4. 運営会社の信頼性:
   • 運営実績: 長期間運営されている会社や、評判の良い会社を選ぶと安心です。
     
   • サポート体制: トラブルが発生した際のサポート体制が整っているか確認しましょう。

自社の状況に合わせた選択

自社の規模や業種、必要なサービスによって、最適なバーチャルオフィスは異なります。

以下のポイントを参考に、自社の状況に合わせて選択しましょう。

1. 規模:
   • スタートアップや小規模企業: コストを抑えつつ、基本的なサービスが充実しているバーチャルオフィスを選びましょう。
     
   • 中規模以上の企業: 会議室や電話対応など、追加サービスが充実しているバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。
     
     
2. 業種:
   • IT企業やクリエイティブ業: リモートワークが主流の業種では、住所利用と郵便物転送がメインのサービスで十分です。
     
   • コンサルティング業や士業: 顧客との対面ミーティングが多い業種では、会議室利用が可能なバーチャルオフィスが適しています。
     
     
3. 必要なサービス:
   • 郵便物の頻繁な受け取りが必要な場合: 郵便物の即時転送サービスがあるバーチャルオフィスを選びましょう。
     
   • 電話対応が必要な場合: 固定電話番号の提供や、電話対応サービスが充実しているバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。

特定の業種に特化したバーチャルオフィス

特定の業種に特化したバーチャルオフィスも存在します。

以下に、いくつかの例を紹介します。

• EC業界向け: NAWABARIは、ネットショップ運営者向けのプランを提供しており、郵便物のGPS混入チェックや法人登記が可能です。
  
  
• IT・WEB関連業種向け: レゾナンスは、IT企業やフリーランス向けに、電話対応や郵便物転送サービスを提供しています。
  
  
• コンサルティング業向け: ワンストップビジネスセンターは、会議室利用や電話秘書代行サービスが充実しており、コンサルティング業に適しています。

コワーキングスペースとの連携サービス

バーチャルオフィスとコワーキングスペースを連携させることで、さらに利便性が向上します。

以下に、いくつかの例を紹介します。

• WeWork: 世界中に拠点を持つコワーキングスペースで、バーチャルオフィスとしても利用可能です。
  会議室やイベントスペースも利用できます。
  
  
• Regus: バーチャルオフィスとコワーキングスペースを提供しており、都心の一等地に拠点を持つことができます。
  
  
• fabbit: 日本国内に多数の拠点を持ち、バーチャルオフィスとコワーキングスペースを連携させたサービスを提供しています。

女性限定のバーチャルオフィス比較表

以下に、女性限定のバーチャルオフィスの比較表を追加します。

女性限定のバーチャルオフィス比較表

サービス名	初期費用	月額料金	主なサービス	拠点
TAPIOCA	無料	実質411円～	住所利用、郵便転送、女性専用	南青山、渋谷
NAWABARI	5,500円	1,100円～	住所利用、郵便転送、GPS・盗聴器探知機	東京
ブルーコンパス	5,500円	3,300円～	住所利用、郵便転送、女性専用コワーキングスペース	横浜

選び方のフローチャート

以下に、バーチャルオフィスの選び方のフローチャートを示します。

1. 自社の規模を確認:

• スタートアップや小規模企業 → 基本的なサービスが充実しているバーチャルオフィス
  
• 中規模以上の企業 → 追加サービスが充実しているバーチャルオフィス
  
  

2. 業種を確認:

• IT企業やクリエイティブ業 → 住所利用と郵便物転送がメインのバーチャルオフィス
  
• コンサルティング業や士業 → 会議室利用が可能なバーチャルオフィス
  
  

3. 必要なサービスを確認:

• 郵便物の頻繁な受け取りが必要 → 即時転送サービスがあるバーチャルオフィス
  
• 電話対応が必要 → 固定電話番号の提供や電話対応サービスが充実しているバーチャルオフィス
  
  

4. 特定の業種に特化したバーチャルオフィスを検討:

• EC業界向け → NAWABARI
  
• IT・WEB関連業種向け → レゾナンス
  
• コンサルティング業向け → ワンストップビジネスセンター
  

5. コワーキングスペースとの連携サービスを検討:

• WeWork、Regus、fabbitなど
  
  

このように、バーチャルオフィスを選ぶ際には、コストやサービス内容、立地、運営会社の信頼性など、さまざまなポイントに注目することが重要です。

自社の状況に合わせて最適なバーチャルオフィスを選びましょう。

6. まとめ

バーチャルオフィスは、コスト削減やプライバシー保護、一等地の住所利用など多くのメリットがありますが、許認可の制限や郵便物の遅延などのデメリットも存在します。

自社の規模や業種、必要なサービスに合わせて最適なバーチャルオフィスを選びましょう。

7. 免責事項

この記事の内容はあくまで一般的な情報であり、個々の状況によって異なる場合があります。

必ず利用規約などを確認し、自己責任のもとでご利用ください。