Teamsをなんとなく使っていませんか？
Microsoft Teamsは、いまや多くの企業や教育機関で標準となったコミュニケーションツールです。
しかし、あなたはTeamsの本当の力を引き出せているでしょうか？
- 「通知が多すぎて、結局重要な連絡を見逃す…」
- 「会議での議事録が散らかって、どれが最新版か分からない」
- 「チャットが流れて、大事なやり取りをすぐ見つけられない」
- 「メールやExcelで管理してるけど、もっと楽な方法ないの？」
- 「外部ユーザーを招待していいか不安だけど、設定が複雑そう…」
これらは、Teamsユーザーが日常的に直面しているあるある課題です。
でも安心してください。
実はTeamsには、これらの悩みを解消する便利機能や裏技的な使い方がたくさん隠されているのです。
この記事では、知る人ぞ知る設定項目から、業務効率化を加速する連携術、セキュリティを強化するコツまでを、初心者から上級者まで役立つ形で一挙紹介。
「これ、もっと早く知っていれば…」と思わず唸るようなTipsを、あなたの業務に取り入れてみませんか？
本記事で解説する便利機能に加え、2025年7月時点の最新アップデートでは、AIを活用した補助機能や、チャネル整理に便利なスレッド構造の導入、さらにスペルチェックやインターネットなしで会議参加できるPSTN機能などが追加されています。
詳細情報は公式サイト（Microsoft「What’s new in Microsoft Teams」など）をご参照ください
第1章：基本を極める！Teamsの便利設定5選
1. 通知のカスタマイズで情報の洪水を制御
Teamsは非常に便利ですが、通知が多すぎると集中力を奪われます。
通知設定を適切に調整することで、本当に重要な情報だけを受け取ることができます。
設定方法
- Teamsの右上にある「…（その他）」→「設定」→「通知」へ移動。
- 「チャット」「会議」「その他」カテゴリ別に、通知のオン・オフやバナー表示の有無を個別に設定可能。
- 特定のチャネルのみ通知を受け取りたい場合は、「チャネルの通知設定」で細かく調整可能。
通知を絞り込むことで、Teamsを受動的ではなく能動的に使うスタイルに変えられます。
2. チャットのピン留めで大事なやりとりを即アクセス
大事なやりとりが他のチャットに埋もれてしまう…そんな経験はありませんか？
「ピン留め」機能を使えば、重要な会話をチャット一覧の最上部に固定できます。
操作手順
- チャット一覧で固定したい会話にカーソルを合わせて「…」→「ピン留め」。
- ピン留めしたチャットは上部に表示され、すぐにアクセス可能。
上司やプロジェクトチームとの会話、毎日使うボットとのやりとりなど、常に目に入る位置に置くことで行動効率が劇的にアップします。
✍️ 活用例追加テンプレート（例1）
Before（課題）
「重要な連絡がチャットの山に埋もれて、いつも探すのに時間がかかる…」
ペルソナ：営業チームのAさん（35歳／法人営業担当）
Aさんは、複数の顧客と同時に商談を進めている中で、毎日数十件のチャットが飛び交い、重要な会話を探すだけで3〜5分を消費していました。
ある日、クライアントからの重要な価格変更の要望を見逃してしまい、信頼に関わるミスに…。
解決法（After）
AさんはTeamsの「ピン留め機能」を活用し、重要顧客とのチャットを常に上部に固定。
これにより「探す時間ゼロ」「すぐ返信できる」「対応ミスがなくなる」と、営業効率と信頼性が大幅に改善されました。
📌 操作も簡単：「…」→「ピン留め」で完了！
3. 会議前の準備を加速する「会議ノート」機能
会議のメモを紙や別のアプリで取っていませんか？
Teamsの「会議ノート」機能を使えば、会議の議題や記録をそのまま会議に紐付けて管理できます。
使用方法
- 会議スケジュールを作成後、詳細を開いて「会議ノート」をクリック。
- 議題やアジェンダ、出席者のToDoを書き込む。
- 会議後も同じノートに追記でき、チーム全体で共有可能。
議事録が会議と一体化されているため、見返しやすく、記録の属人化も防げます。
4. Teamsステータスを自動化する方法
手動で「取り込み中」や「退席中」に切り替えるのが面倒だと感じたことはありませんか？
Outlookカレンダーと連携すれば、予定に応じてTeamsのステータスが自動で切り替わります。
自動切り替えの仕組み
- Outlookで会議が設定されている時間帯は、自動で「会議中」「取り込み中」にステータスが反映されます。
- オフラインや不在もOutlookスケジュールから判定されます。
これは意外と知られていない機能で、特にリモートワーク中の「今話しかけていいのか問題」を自然に解決できます。
5. クイックアクセスのためのショートカット設定
業務中に毎回マウス操作でTeamsの機能を開くのは非効率です。
キーボードショートカットを使えば、一瞬で目的の操作に到達できます。
主なショートカット
Ctrl + .→ ショートカット一覧を表示（Windows）Ctrl + E→ コマンドバーにフォーカスCtrl + Shift + M→ マイクのオン/オフ切り替えCtrl + 1〜9→ チーム、チャット、会議などのタブを切り替え
こうしたショートカットを習得すれば、操作時間が大幅に短縮され、作業の流れが途切れません。
第2章：作業効率が爆上がり！知られざるTeams裏技
1. メッセージの「保存」でToDo化できる
チャットで「これ後で対応しよう」と思った内容、つい流れて忘れてしまいがちですよね。
そんなときに便利なのがメッセージの保存機能です。
これを使えば、あとで確認したいメッセージを自分専用のToDoリストのように扱えます。
保存方法
- チャットやチャネル内のメッセージにカーソルを合わせて「…」→「このメッセージを保存」。
確認方法
- プロフィールアイコンをクリック → 「保存済み」で一覧が表示。
「重要だけどすぐには対応できない」メッセージは保存しておけば、見落としを防ぎ、抜け漏れをゼロに近づけることができます。
✍️ 活用例追加テンプレート（例2）
Before（課題）
「後で対応しようと思ったメッセージを忘れてしまい、トラブルに…」
ペルソナ：人事部のBさん（29歳／採用担当）
Bさんは、毎日届く候補者情報や面接依頼をTeamsチャットで受け取っていましたが、「後で返信しよう」と思って放置し、返答を忘れてしまうことが頻発していました。
メモアプリに書き写すのも手間がかかり、業務の抜け漏れに悩んでいました。
解決法（After）
メッセージの「保存」機能を使うことで、「後でやるべきこと」をワンクリックで記録。
保存したメッセージはプロフィールから一括確認できるため、タスク管理と連絡ミスの防止が同時に実現できました。
👀 ワンポイント：「…」→「このメッセージを保存」でOK！
2. 「@メンション」の応用活用術
通常の@メンションは「@名前」で個人を指定するだけですが、実はもっと広い応用範囲があるのをご存じでしょうか？
応用パターン
@チーム名：チーム全体に通知@チャネル名：特定のチャネルの全員に通知@全員：すべてのメンバーに強制通知（要管理者設定）
🔍 補足：@全員メンションは初期設定で無効の場合が多い
この機能は、管理者が明示的に有効化していないと使用できない場合があります。
テナントやチームのポリシーによっては、@全員を使っても通知が届かないことがありますので、事前にIT部門または管理者に設定状況を確認してください。
さらに、カスタムタグ（例：@営業部）を作成すれば、部門ごとに通知を送ることも可能。
これにより、本当に伝えるべき相手だけに確実に情報を届けられます。
3. 通話中に画面共有＋ホワイトボードを同時活用
会議中に「ただの画面共有」で終わっていませんか？
Teamsには、Microsoft Whiteboard（ホワイトボード）との連携機能があり、画面共有しながらリアルタイムで図や文字を共同編集できます。
活用場面
- ブレインストーミング
- 仕様やフロー図のその場作成
- 議事録の視覚的共有
操作手順
- 会議中に「画面共有」アイコンをクリック。
- 「ホワイトボード」タブを選択して共有。
会議後もそのホワイトボードは自動保存され、参加者全員が閲覧・編集可能。
その場限りの情報を継続可能な共有資産に変えることができます。
4. チャット内でコードを綺麗に表示する裏技
エンジニアやIT部門の方におすすめなのが、Teamsチャット内でコードをきれいに整形表示する方法です。
方法
- メッセージ入力欄で「 `（バッククォート×3）」で囲むとコードブロックになる。
- 例：
``` console.log("Hello, Teams!"); ```
この方法を使えば、可読性の高いコード共有が可能になり、テキストチャットでもテクニカルなやりとりがスムーズになります。
5. Outlookとの神連携テクニック
TeamsはOutlookと連携することで、スケジュール管理やメールベースの業務を一元化できます。
連携機能
- Outlookの予定表で作成した会議 → 自動でTeams会議リンク付き
- Teamsで届いた会議通知 → Outlookカレンダーに自動反映
- メールの内容をそのままTeamsのチャネルに転送可能（チャネルごとのメールアドレスを利用）
また、Outlook内から直接「Teamsチャットを開始」するボタンもあり、メールから即チャットに切り替えて対応が可能。
メールの山を“対話型業務に変えるパワフルな手段です。
第3章：上級者向け！Teamsを最大活用する連携術
1. Microsoft Loopとの統合で共同作業を次のレベルへ
2024年に本格リリースされたMicrosoft Loopは、ドキュメント、リスト、チェックボックス、進捗情報などをリアルタイムで共同編集できるツールです。
Teamsとの連携で、チャット内にLoopコンポーネントを直接埋め込めるため、例えば次のような使い方ができます。
- チャット内で進捗表を共有 → 複数人が同時編集
- 会議中に議事録をその場で記入 → 全員がリアルタイムに確認
もはや「ドキュメントを作ってから共有」ではなく、「共有しながら作る」時代が到来しています。
2. Power Automateでルーチン業務を自動化
Microsoft Power Automateを使えば、Teamsでの通知、承認フロー、日次レポートの投稿など、定型業務を自動化できます。
具体例
- SharePointのファイルが更新されたら、Teamsに自動通知
- 毎朝9時に「今日の予定」をチャネルに自動投稿
- フォーム入力内容を承認ルートに乗せて、Teamsで通知＋決裁
ノーコードで構築できるため、IT部門に頼らずに現場主導で業務改善が可能です。
3. SharePointと組み合わせた最強ドキュメント管理
Teams内の「ファイル」タブで共有されているドキュメントの保存先は、実は裏でSharePointに紐付いています。
これを活用すれば、強力なドキュメント管理機能を追加できるのです。
主なメリット
- ファイルにバージョン管理が自動付与
- 承認ワークフローを設定してレビュー＆承認の流れを可視化
- メタデータ（カテゴリ・期限など）を追加し、検索性アップ
例えば、プロジェクト別のドキュメントテンプレートや契約書類をSharePointで一元管理しつつ、Teamsからアクセス・編集・共有ができるため、「ファイルを探す時間ゼロ」の環境を実現できます。
4. Excel・Plannerとの連携でタスク管理を可視化
業務タスクや進捗の共有に、Excelファイルを使うのもいいですが、Teamsではさらに一歩進んだ連携方法があります。
それがMicrosoft Planner（タスク管理ツール）との連携です。
主な活用法
- チャネル内に「タブ追加」→「Planner」を選択
- タスクをボード形式（カンバン）で管理
- チームメンバーごとにタスクを割り当て、期限・優先度を明示
Excelとの併用で、定量管理（進捗率など）と定性的なメモ・コメントを分けて管理できるのが大きなメリットです。
タスクがどこまで進んでいるかが一目瞭然になります。
第4章：意外と知られていないセキュリティ設定
Teamsは便利な反面、情報漏洩や誤送信のリスクもはらんでいます。
ここでは、管理者やセキュリティ担当者が押さえておくべき安全対策を紹介します。
1. チームやチャネルのアクセス権限を細かく管理
「誰がどのチャネルを見られるか」を制御することは、情報の守秘において非常に重要です。
設定例
- プライベートチャネル：特定メンバーだけがアクセス可能
- 読み取り専用チャネル：一部メンバーにのみ投稿権限を付与
- ゲストのアクセス制限：社外の人が閲覧・編集できる範囲を限定
これにより、「情報共有はしたいが、社外や他部署には見せたくない」というケースに対応可能です。
2. 会議の参加者制御＆録画データの保存先
Teams会議には、「誰でも参加できるリンク」が生成されますが、制限をかけないと第三者が無断で参加するリスクも。
対策方法
- 会議オプションで「ロビーに待機」を有効化
- 録画データの保存先をOneDriveまたはSharePointに設定し、アクセス制御
さらに、会議ごとの録音・録画許可の設定も重要で、社内ルールに即した運用が可能です。
3. ゲストユーザーの招待ルールをカスタマイズ
Teamsでは、外部ユーザー（取引先など）をチームに招待できますが、無制限にするとリスクが高まります。
ポイント
- Microsoft Entra ID（旧Azure AD）でゲストアクセスポリシーを設定
- 招待可能なドメインを「許可制」に
- 一定期間経過したゲストは自動削除
これにより、必要最小限の範囲で、安全にコラボレーションが行えるようになります。
4. 多要素認証（MFA）と条件付きアクセスの導入
Teamsの利用にはMicrosoftアカウントが必要ですが、IDとパスワードだけではセキュリティが不十分です。
対策
- Microsoft 365の管理センターから「多要素認証（MFA）」を有効に
- ログイン元（IPアドレスや国）やデバイスごとにアクセス条件を制御
たとえば、「社外ネットワークからのアクセスはMFA必須」といった条件付きアクセスを設定すれば、不正アクセスを未然に防ぐ堅牢な環境が構築できます。
まとめ：Teamsを制する者がテレワークを制す
Microsoft Teamsは、単なるチャットツールでも、ビデオ会議アプリでもありません。
使い方次第で、チーム全体の生産性を何倍にも高める「業務OS」になり得るツールです。
本記事で紹介したような裏技や高度な活用法を取り入れることで、
- 情報が埋もれる、伝わらない
- 会議が形骸化する
- タスク管理が属人的になる
- セキュリティが不安定
といったよくある業務の悩みを、根本から解決することができます。
今日から試せるTipsをもう一度おさらい
通知設定やチャットのピン留めで情報整理力アップ
メッセージ保存やLoopで共同作業をスムーズに
Power Automateで業務を自動化
SharePointやPlannerと連携してタスクやドキュメントを一元管理
セキュリティ設定で安全性と信頼性を確保
これらを知っているか、活用しているかどうかが、Teamsを「ただのツール」に終わらせるか、「業務改革の武器」にするかの分かれ道です。
最後まで
お読みいただきありがとうございます。
ぜひ、今日紹介したテクニックのうち、1つでも2つでも実際に使ってみてください。
そして、もしこの記事が役に立ったと感じたら、チームの同僚やSNSで共有していただけると嬉しいです。
あなたの「仕事のやり方」が、Teamsによって生まれ変わる日がきっと来ます。
🆕 2025年最新情報：Teamsは日々進化中！
Microsoft Teamsは、2025年に入ってからも目覚ましい進化を遂げています。
以下は、2025年6〜7月にかけて発表・実装された注目のアップデートです。
記事内で紹介した機能に加えて、これらの最新機能を把握しておくことで、さらに便利にTeamsを活用できるようになります。
🪄 AIによるスペルチェックと多言語対応強化
- 英語、日本語、スペイン語など最大3言語の同時スペルチェックが可能に。
- チャット入力時のリアルタイム校正機能が強化され、ミスの削減に貢献。
🔗 Microsoft Tech Community – June 2025 Update
🧑🦽 アクセシビリティ強化：リアルタイムテキスト（RTT）機能
- 聴覚障がい者支援としてリアルタイムで文字が1文字ずつ表示される機能を追加。
- チャットの即時性を保ちつつ、より多くのユーザーに対応。
🔗 Beckett Telecom – RTT overview
📞 PSTN通話によるTown Hall参加が可能に
- インターネット接続なしでも、電話番号から大型会議（Town Hall/Webinar）に参加できる新機能。
- 出張先やインフラ制限がある環境でも柔軟に対応可能。
🔗 Microsoft Support – What’s New in Teams
🧵 チャネル内スレッド会話機能がパブリックプレビューに
- Slackのようにチャネル内での会話をスレッド構造で整理可能に。
- 情報が散らかりにくく、過去のやりとりを遡りやすい。
🔗 Windows Central – Threads in Teams
🆕 新しいTeamsクライアントへの完全移行
従来の『Classic Teams』はサポートが終了し、段階的に使用不可となっています。
全ユーザーが移行完了済みとは断言できませんが、Microsoft は新しい Teams への切り替えを強く推奨しており、多くの環境で導入が進んでいます。
💡 情報は常にアップデートされ続けています！
Microsoft Teamsの機能や仕様は定期的に変更・拡張されるため、最新情報のチェックも忘れずに。
公式のアップデートページやMicrosoft Tech Communityは信頼できる情報源です。
